Từ lời đề nghị được chấp nhận đến chìa khóa: chuyện gì thực sự diễn ra trong escrow

Cuộc gọi báo tin vui mọi người chờ đợi. Lời đề nghị của quý vị được chấp nhận. Và rồi, câu hỏi tiếp theo thường là: được rồi, vậy bây giờ chuyện gì xảy ra?

Đó là câu hỏi đáng được trả lời trước khi lời đề nghị được gửi đi, không phải sau. Với phần lớn mọi người đây là khoản đầu tư lớn nhất đời, và ngay khi hợp đồng được tất cả các bên ký xong, các thời hạn bắt đầu được tính mà chẳng ai giải thích.

Nhiều người mua đi qua quy trình này theo bản năng, và trong 36 năm tôi đã thấy cách đó đôi khi vẫn ổn. Nhưng bản năng không phải là kế hoạch, và bước vào escrow (giai đoạn ký quỹ qua bên trung gian) mà không hiểu quy trình là một ý tưởng tồi.

Sau đây là toàn bộ quy trình, theo thứ tự. In ra nếu điều đó giúp ích.

Escrow được mở theo hợp đồng, và hợp đồng chi phối thương vụ

Một hợp đồng mua được ký kết đầy đủ khi nó đã được ký bởi quý vị, người bán, và cả hai chuyên viên. Không phải khi người bán nói đồng ý qua điện thoại. Không phải khi chuyên viên của quý vị nhắn tin báo tin vui. Phải có đủ chữ ký của tất cả các bên.

Từ khoảnh khắc đó, hợp đồng chi phối toàn bộ giao dịch. Escrow được mở theo hợp đồng, và chuyên viên escrow nhận chỉ dẫn từ hợp đồng. Mọi ngày tháng và nghĩa vụ của cả hai bên đều xuất phát từ tài liệu đó. Nếu một điều khoản chưa như ý, hãy sửa trước khi ký.

Sau đó giấy tờ luân chuyển hai chiều: các mẫu của Hiệp hội Chuyên viên Địa ốc California (California Association of Realtors) mà ngành chúng tôi dùng trên toàn tiểu bang. Chuyên viên của quý vị gửi giấy tờ cho chuyên viên bên bán, và chuyên viên bên bán gửi giấy tờ lại cho quý vị, gồm bản công bố tình trạng nhà khi chuyển nhượng (transfer disclosure statement) và bản câu hỏi dành cho người bán (seller property questionnaire).

Escrow gửi bộ chỉ dẫn riêng để quý vị hoàn tất và ký. Chuyên viên của quý vị có thể giúp quý vị điền, hoặc quý vị có thể đến văn phòng escrow làm trực tiếp với chuyên viên escrow. Nếu có điều gì trên các trang đó lạ lẫm, hãy đến tận nơi và đi từng dòng. Không ai ở đó xem thường quý vị vì đã hỏi.

Tấm lịch là tài liệu quan trọng nhất trong hồ sơ của quý vị

Đây là điều tôi muốn quý vị ghi nhớ nhất từ bài viết này. Khoảnh khắc lời đề nghị được chấp nhận, quý vị bước vào một lịch trình có thời hạn, và mọi hạn chót đều tính từ ngày đó.

Các thời hạn điều kiện bảo lưu (contingency) của quý vị được tính từ ngày đó: quý vị có bao lâu để hoàn tất kiểm tra nhà, nộp lại giấy tờ escrow, và đáp ứng điều kiện về khoản vay. Phần lớn hợp đồng mua ấn định thời hạn 30 ngày, 45 ngày cũng phổ biến, và một số kéo dài đến 60 ngày. Đó là khung thời gian của quý vị.

Vậy ngay ngày đầu, hãy ngồi với chuyên viên của mình và ghi mọi ngày tháng trong hợp đồng vào một tấm lịch quý vị thực sự xem. Không phải trong ngăn kéo. Trên tủ lạnh, hoặc trong điện thoại với chuông báo. Kinh nghiệm của tôi cho thấy những thương vụ trở nên căng thẳng hiếm khi là những vụ có vấn đề thật. Chúng là những vụ có ai đó bỏ sót một mốc thời hạn.

Chốt mức lãi suất ngay ngày hợp đồng được ký kết đầy đủ

Gọi chuyên viên tín dụng của quý vị ngay ngày hợp đồng được ký kết đầy đủ. Họ sẽ hỏi quý vị có muốn chốt mức lãi suất không. Việc chốt lãi suất dài hạn trước khi tìm được nhà là điều có thể và đáng hỏi, nhưng phần lớn mọi người chốt lãi suất khi hợp đồng đã ký kết.

Khuyến nghị của tôi, từ kinh nghiệm chứ không phải quy tắc: chốt lãi suất và giữ mức đó trong suốt thời gian escrow. Đừng đánh cược với thị trường bằng chính giao dịch của mình. Nếu lãi suất tăng trong thời gian escrow, khoản trả của quý vị tăng, tỷ lệ nợ tăng theo, và điều đó có thể khiến việc mua nhà gặp rủi ro.

Vào ngày chốt lãi suất, hỏi thẳng hai câu: lãi suất của tôi là bao nhiêu, và chi phí để chốt mức lãi suất này là bao nhiêu? Ghi cả hai câu trả lời kèm ngày tháng bên cạnh. Quý vị sẽ cần trang giấy đó về sau.

Kiểm tra nhà và định giá: bắt đầu cả hai ngay lập tức

Đây là hai lý do phổ biến nhất khiến thương vụ của một người mua đủ điều kiện đổ vỡ. Không phải tín dụng. Không phải thu nhập. Hai thứ này. Hãy khởi động cả hai nhanh nhất có thể, để nếu có vấn đề, quý vị phát hiện khi vẫn còn lựa chọn.

Buổi kiểm tra nhà. Trừ khi căn nhà mới xây hoàn toàn, tôi cho rằng không ai nên mua mà không kiểm tra. Người bán điền bản công bố tình trạng nhà và bản câu hỏi người bán một cách thiện chí, theo hiểu biết tốt nhất của họ. Một chuyên viên kiểm tra vẫn thường xuyên tìm thấy những điều họ chưa từng biết, kể cả mái nhà xuống cấp mà không ai thấy được từ mặt đất.

Khi nhận được bản báo cáo, quý vị có các lựa chọn. Chấp nhận căn nhà như hiện trạng. Hoặc nhờ chuyên viên soạn yêu cầu sửa chữa theo hai hướng: đề nghị người bán thực hiện việc sửa chữa, hoặc đề nghị khoản bù trừ bằng tiền để quý vị tự thuê nhà thầu.

Người bán cũng có thể từ chối. Nếu họ không sửa và không đồng ý bù trừ, quý vị quyết định tiếp tục dù vậy hay hủy trong thời hạn điều kiện bảo lưu và nhận lại tiền đặt cọc. Một giao dịch vốn vẫn tốt có thể kết thúc ngay tại đó, dù người mua chẳng làm gì sai.

Bản định giá (appraisal). Đặt ngay lập tức. Một chuyên viên định giá độc lập đưa cho bên cho vay ý kiến về giá trị, vì bên cho vay đang cho vay dựa trên căn nhà, không chỉ dựa trên quý vị. Nếu kết quả định giá thấp hơn giá hợp đồng, quý vị có một quyết định: đề nghị người bán giảm giá, tự bù phần chênh nếu nguồn tiền và chương trình của quý vị cho phép, hoặc hai bên cùng bù một phần chênh lệch. Nếu hai bên không thỏa thuận được, thương vụ có thể hủy theo điều khoản hợp đồng của quý vị.

Xử lý hồ sơ, thẩm định, và bản Closing Disclosure

Khi giấy tờ escrow của quý vị đã nộp, buổi kiểm tra đã qua và bản định giá đã xong, nói chung quý vị đã qua phần khó nhất. Một giao dịch vượt qua được hai trở ngại đó thường sẽ đi đến kết thúc, trừ khi xảy ra việc bất thường như mất việc. Tôi không thể nói chắc chắn tuyệt đối. Nhưng đó là lúc tôi thở nhẹ ra một chút.

Giờ công việc chuyển sang nội bộ bên cho vay. Hồ sơ của quý vị đến người xử lý hồ sơ, người tập hợp những gì cần thiết, rồi đến chuyên viên thẩm định, người kiểm chứng thu nhập và tài sản, xem xét tín dụng và bản định giá, áp dụng hướng dẫn chương trình. Mọi quyết định cho vay đều phụ thuộc vào khâu thẩm định cuối cùng.

Trước khi bộ giấy tờ vay cuối cùng được phát hành, một tài liệu được gửi đến email của quý vị: bản Closing Disclosure, chúng tôi gọi tắt là CD. Nó trình bày điều khoản vay, khoản trả và chi phí kết thúc giao dịch của quý vị ở dạng cuối cùng.

Hướng dẫn của Consumer Financial Protection Bureau, xem lại lần cuối ngày 2 tháng 5 năm 2023, cho biết bên cho vay phải đưa quý vị bản Closing Disclosure ít nhất ba ngày làm việc trước khi kết thúc giao dịch.¹ Hãy dùng khoảng thời gian đó. Đây là cơ hội để quý vị so các điều khoản và chi phí cuối cùng với bản Loan Estimate và đặt câu hỏi trước khi ngồi vào bàn ký.

Ngay khi tài liệu đến, hãy lấy ra trang giấy quý vị đã ghi lãi suất và chi phí vào ngày chốt lãi suất để so sánh. Đây là bước người ta hay bỏ qua. Lãi suất phải là mức quý vị đã chốt, và khoản trả gốc cùng lãi phải là khoản quý vị được báo. Nếu không khớp, gọi chuyên viên tín dụng trước khi ký bất cứ thứ gì.

Có những lý do chính đáng khiến khoản trả tổng có thể khác. Bảo hiểm hoặc thuế bất động sản có thể khác so với ước tính. Cả hai nằm trong phần tài khoản giữ hộ (impound), khoản bên cho vay thu hàng tháng để trả thuế và bảo hiểm thay quý vị. Phần gốc và lãi không nên thay đổi, vì mức lãi suất quý vị đã chốt chi phối phần này.

Ký, giải ngân, đăng bộ, và chìa khóa

Khi quý vị đã ký bản CD, bên cho vay phát hành bộ giấy tờ vay cuối cùng và escrow mời quý vị đến ký. Hai tài liệu được ký trước công chứng viên: grant deed (chứng thư chuyển nhượng quyền sở hữu cho quý vị) và deed of trust (chứng thư tín thác bảo đảm quyền thế chấp của bên cho vay). Cả hai phải được công chứng thì quận hạt mới đăng bộ.

Rồi escrow đề nghị quý vị chuyển khoản phần tiền còn lại. Một lời khuyên không hoa mỹ: gọi chuyên viên escrow của quý vị theo số điện thoại từ hồ sơ của chính quý vị và xác nhận trực tiếp qua điện thoại trước khi gửi tiền. Tội phạm nhắm đúng vào khoảnh khắc này.

Từ đó mọi việc diễn ra nhanh:

• Chuyên viên escrow hoàn thiện bộ giấy tờ cuối, một phần gửi về bên cho vay và một phần dùng để đăng bộ.
• Bên cho vay xem xét bộ hồ sơ và giải ngân khoản vay.
• Chuyên viên escrow báo cho mọi người biết khoản vay đã giải ngân.
• Các chứng thư đến văn phòng đăng bộ quận hạt và được ghi vào sổ bộ.
• Chuyên viên escrow nhận xác nhận đã đăng bộ.

Xác nhận đó đánh dấu thời điểm quyền sở hữu của quý vị được ghi vào hồ sơ công khai.

Cho tôi nói một điều tôi thật lòng. Các chuyên viên escrow là những người hùng thầm lặng của nghề chúng tôi. Họ giữ tiền và giấy tờ, theo sát từng điều kiện, và điều phối những con người ai cũng đang vội, hết hồ sơ này đến hồ sơ khác. Mọi người không hình dung nổi họ làm việc vất vả thế nào. Khi chuyên viên của quý vị gọi để chúc mừng, hãy chúc mừng lại họ.

Một ghi chú về thời điểm. Ngày đăng bộ và ngày dọn nhà không phải lúc nào cũng trùng nhau. Người bán thường thương lượng một quãng ngắn sau khi kết thúc giao dịch để dọn ra, khi thì cùng ngày, khi thì vài ngày, tất cả thỏa thuận bằng văn bản trước khi kết thúc. Quyền chiếm hữu là điều khoản hai bên tự dàn xếp với nhau. Khi họ dọn ra, quý vị dọn vào.

Hai việc cần lo khi quý vị đã là chủ nhà

Chuyển các dịch vụ tiện ích sang tên quý vị ngay. Nước, điện, gas, rác, bất cứ thứ gì căn nhà dùng. Gọi trước ngày dọn vào nếu được. Đây là việc đơn giản nhất ở đây và cũng dễ quên nhất.

Chuẩn bị cho một hóa đơn thuế bất động sản bổ sung một lần. Ở California, thuế bất động sản dựa trên giá trị định thuế, và một giao dịch bán kích hoạt việc định giá lại theo giá mua của quý vị. Hóa đơn của chủ cũ dựa trên một cơ sở khác, đôi khi cũ hơn nhiều, nên hóa đơn thường kỳ của năm đã phát hành theo con số của họ. Sau khi giao dịch của quý vị đăng bộ, quận hạt phát hành một hóa đơn riêng, một lần, cho phần chênh lệch trong phần còn lại của năm thuế.

Nó đến tách biệt với hóa đơn thuế thường kỳ, thường là nhiều tháng sau khi kết thúc giao dịch, và thường chia làm hai đợt. Ngay cả khi có tài khoản giữ hộ, nó không phải lúc nào cũng được trả từ đó, nên hãy xác nhận với bên cho vay và văn phòng thu thuế quận hạt.

Đây là hóa đơn một lần, không phải mức tăng vĩnh viễn, và cũng không phải nhầm lẫn. Nhưng đó là hóa đơn thật với hạn nộp thật, và nó khiến nhiều người trở tay không kịp.