Bảo hiểm quyền sở hữu, escrow, và quý vị thực sự đang trả tiền cho điều gì

Quyền sở hữu (title) và escrow xuất hiện cạnh nhau trên bảng kết toán mua nhà ở California, nhưng đây lại là hai dòng người mua hiếm khi hỏi đến.

Người mua lướt qua chúng. Chúng không phải tiền trả trước, không phải lãi suất, và không đi kèm tấm hình chụp gian bếp. Nên chúng bị xếp vào mục giấy tờ, và giấy tờ thì bị đọc lướt.

Tôi muốn thuyết phục quý vị nghĩ khác. Trong hơn ba thập niên, tôi đã thấy hai thứ này làm điều mà không gì khác trong giao dịch làm được: một thứ bảo vệ quý vị khỏi vấn đề do người khác tạo ra trước cả khi quý vị nhìn thấy căn nhà, và thứ kia là bên trung lập duy nhất tham gia giao dịch.

Vướng mắc trên quyền sở hữu là gì, và vì sao nó quan trọng với cả bên cho vay lẫn quý vị

Khi một yêu sách chưa giải quyết gắn vào một bất động sản, chúng tôi gọi đó là vướng mắc trên quyền sở hữu (cloud on the title). Đó là thuật ngữ trong nghề. Vướng mắc này khiến người ta không rõ người bán có thể chuyển giao cho quý vị quyền sở hữu minh bạch, không vướng quyền lợi của bên thứ ba, hay không.

Nó có thể xuất hiện dưới nhiều dạng:

• Quyền đòi nợ của IRS gắn với bất động sản (IRS lien) vì thuế liên bang chưa nộp.
• Quyền đòi nợ thuế tiểu bang gắn với bất động sản (state tax lien), cùng ý tưởng ở cấp tiểu bang.
• Quyền đòi nợ của nhà thầu gắn với bất động sản (mechanic’s lien), thường từ một nhà thầu đã làm việc trên bất động sản, nói rằng họ chưa được trả, và đã ghi nhận quyền đòi nợ đó.
• Một deed of trust chưa giải trừ, một khoản vay cũ đã tất toán nhưng chưa bao giờ được xóa trên sổ bộ, nên trên giấy tờ quyền thế chấp vẫn còn đó.
• Một bản án đã đăng bộ chống lại một chủ trước và gắn vào bất động sản.
• Một quyền địa dịch (easement), quyền mà người khác nắm giữ để sử dụng một phần đất, như công ty tiện ích hay lối đi của hàng xóm.
• Một vấn đề ranh giới hoặc thừa kế sâu hơn trong chuỗi: các tài liệu đã đăng bộ mâu thuẫn nhau về vị trí ranh giới, hoặc một người thừa kế hay một chữ ký bị bỏ sót đâu đó.

Điều đó quan trọng vì hai lý do, nhưng phần lớn người mua chỉ nghĩ đến lý do thứ nhất.

Thứ nhất, bên cho vay của quý vị. Một bên cho vay sẽ không giải ngân trên một bất động sản có vướng mắc trên quyền sở hữu. Họ sẽ nắm giữ quyền thế chấp đối với bất động sản và cần quyền đó có đúng thứ tự ưu tiên dự kiến. Nếu có yêu sách chưa giải quyết được ưu tiên trước quyền của họ, khoản vay sẽ không được giải ngân.

Thứ hai, và lần này là của quý vị. Tạm gác khoản vay sang một bên. Một ngày nào đó quý vị sẽ bán căn nhà ấy hoặc tái tài trợ, và vào ngày đó quý vị cần biết rắc rối của một chủ trước không còn gắn với bất động sản. Đó là vốn tích lũy của quý vị, và đó là lý do tôi muốn có sự bảo vệ này ngay cả trong một giao dịch không có khoản vay nào.

Bảo hiểm quyền sở hữu nhìn về quá khứ, không phải tương lai

Đây là phần người mua bỏ sót nhiều nhất.

Phần lớn bảo hiểm bảo vệ quý vị trước điều chưa xảy ra. Hợp đồng bảo hiểm nhà của quý vị bao phủ một vụ cháy có thể xảy ra năm tới.

Bảo hiểm quyền sở hữu hoạt động theo hướng ngược lại. Nó bảo vệ quý vị trước những khiếm khuyết đã tồn tại vào thời điểm quý vị kết thúc giao dịch nhưng chưa được phát hiện. Khi hợp đồng được phát hành, khiếm khuyết đã tồn tại từ trước; điều chưa chắc là có ai đã tìm ra hay chưa.

Trước khi kết thúc giao dịch, công ty quyền sở hữu tra soát hồ sơ công khai: các chứng thư, các quyền đòi nợ gắn với bất động sản, bản án, hồ sơ thuế, quyền địa dịch, chuỗi sở hữu ngược về trước. Những gì lộ ra nói chung phải được giải quyết trước khi giao dịch có thể kết thúc. Hợp đồng bảo hiểm sau đó bảo vệ quý vị trước những gì cuộc tra soát có thể đã bỏ lỡ.

Kinh nghiệm của tôi cho thấy khi một người mua hiểu được sự phân biệt đó, khoản phí không còn giống một chi phí thủ tục đơn thuần. Quý vị đang trả cho một cuộc tra soát hồ sơ, và cho sự bảo vệ trước những gì một cuộc tra soát không thể phát hiện hết.

Bản báo cáo quyền sở hữu sơ bộ là tài liệu cần đọc kỹ nhất

Đầu giai đoạn escrow (giai đoạn ký quỹ qua bên trung gian), quý vị sẽ nhận một bản báo cáo quyền sở hữu sơ bộ (preliminary title report), thường gọi tắt là prelim. Đó là báo cáo của công ty quyền sở hữu về những gì họ tìm thấy trong hồ sơ công khai cho bất động sản đó. Quý vị nhận báo cáo khi vẫn còn thời hạn điều kiện bảo lưu và còn lựa chọn.

Hãy đọc nó. Đọc thật sự, không phải lướt trong lúc làm việc khác.

Đây là lý do quý vị nên dành nửa giờ để đọc. Bản prelim có một danh sách các ngoại lệ (exceptions), và người ta thường tưởng ngoại lệ là những thứ được bảo hiểm. Ngược lại mới đúng. Ngoại lệ là các mục hợp đồng bảo hiểm sẽ không bao phủ, được ghi rõ để quý vị biết chính xác phạm vi bảo vệ của mình dừng ở đâu. Đó chính là lý do việc đọc nó quan trọng.

Một quyền địa dịch chạy ngang phần sau của lô đất. Một hạn chế đã đăng bộ về những gì được xây. Cả hai đều có thể xuất hiện như một ngoại lệ, và cả hai đều có thể ảnh hưởng đến cách quý vị dùng bất động sản. Nếu một dòng nào chưa rõ, hỏi thẳng chuyên viên của quý vị hoặc chuyên viên quyền sở hữu. Giải đáp lúc này sẽ đơn giản hơn nhiều so với sau khi quý vị đã sở hữu căn nhà.

Hai hợp đồng bảo hiểm, và ai trả cho cái nào

Nếu quý vị vay tiền, sẽ có hai hợp đồng bảo hiểm quyền sở hữu trên bảng kết toán thay vì một. Đó không phải tính tiền trùng. Chúng bảo vệ hai người khác nhau.

Hợp đồng của bên cho vay. Bên cho vay của quý vị yêu cầu nó. Nó bảo vệ quyền lợi của bên cho vay trên bất động sản, thường trong phạm vi số tiền vay, và gắn với khoản vay đó chứ không phải với quý vị. Người mua nào có vay đều sẽ có một hợp đồng này.

Hợp đồng của chủ nhà. Cái này bảo vệ quý vị. Nó bao phủ quyền sở hữu và vốn tích lũy của chính quý vị, và tiếp tục bảo vệ quý vị chừng nào quý vị còn đứng tên. Hợp đồng của bên cho vay không bảo vệ cá nhân quý vị, và đó chính là lý do dòng thứ hai tồn tại.

Ai trả cho cái nào là điều thương lượng được, như gần mọi thứ khác viết trong hợp đồng mua, và đáng để nêu ra thay vì giả định. California là tiểu bang rộng lớn, và tập quán khác nhau theo vùng và, quan trọng hơn, theo những gì hai bên thỏa thuận bằng văn bản. Hỏi chuyên viên của quý vị xem thông lệ nơi quý vị mua là gì, và bảo đảm lời đề nghị của quý vị ghi rõ ai trả cho hợp đồng nào.

Escrow: bên thứ ba trung lập ở giữa

Escrow là một bên thứ ba trung lập giữ tiền và giấy tờ trong lúc giao dịch được hoàn tất, và làm theo các chỉ dẫn bằng văn bản mà cả hai bên đã ký.

Hãy hiểu trung lập nghĩa là gì, vì đây là điểm người mua hay hiểu sai. Chuyên viên escrow của quý vị không làm việc cho quý vị. Họ cũng không làm việc cho người bán, chuyên viên bên bán, hay bên cho vay. Họ có trách nhiệm với giao dịch chứ không đại diện cho bên nào. Họ không thể đứng về phía quý vị, và đó không phải sự lạnh lùng, đó chính là toàn bộ ý nghĩa. Không bên nào phải tin bên kia, vì không bên nào đang cầm tiền.

Escrow mở khi hợp đồng mua được ký kết đầy đủ, và từ đó trình tự khá nhất quán:

• Escrow mở hồ sơ, và tiền đặt cọc của quý vị đi vào escrow thay vì đến người bán.
• Escrow phát hành các chỉ dẫn bằng văn bản dựa trên hợp đồng để cả hai bên hoàn tất và ký.
• Escrow yêu cầu lập bản báo cáo quyền sở hữu sơ bộ và làm việc với công ty quyền sở hữu về bất cứ điều gì cần giải quyết.
• Escrow theo dõi các điều kiện khi thương vụ tiến triển: các điều kiện bảo lưu, các sửa chữa đã thỏa thuận, các yêu cầu của bên cho vay.
• Escrow điều phối bộ giấy tờ vay, buổi ký của quý vị, khoản tiền của quý vị, và việc tất toán khoản vay hiện tại của người bán.
• Escrow xử lý giải ngân cuối cùng và gửi các chứng thư đến quận hạt để đăng bộ.

Giấy tờ của quý vị có thể được xử lý theo hai cách. Chuyên viên của quý vị có thể ngồi cùng và giúp quý vị hoàn tất, đó là cách phần lớn mọi người làm và hoàn toàn ổn. Hoặc quý vị có thể đến văn phòng escrow và điền trực tiếp với chuyên viên escrow.

Quan điểm của tôi, và đó là khuyến nghị chứ không phải quy tắc: nếu quý vị có câu hỏi, hãy đến tận nơi. Hỏi người mà toàn bộ công việc của họ là những tài liệu đó. Quý vị mất một giờ, và giải đáp thắc mắc chính là công việc của họ.

Lấy phí quyền sở hữu và escrow bằng văn bản trước khi viết lời đề nghị

Một nguyên tắc tôi luôn giữ: đừng đưa lời đề nghị mua khi chưa có bản ước tính chi phí bằng văn bản.

Quyền sở hữu và escrow thuộc về bản ước tính đó, và chúng là phần người mua bỏ sót thường nhất. Chuyên viên tín dụng của quý vị lo phía bên cho vay. Để lấy phí quyền sở hữu và escrow bằng văn bản, chuyên viên của quý vị cần liên hệ riêng với công ty quyền sở hữu và công ty escrow.

Tôi trình bày từng dòng mục cụ thể trong bài về chi phí kết thúc giao dịch của loạt bài này. Điều quan trọng ở đây là trình tự: lấy bản ước tính trước khi quý vị quyết định viết lời đề nghị, không phải sau khi nó được chấp nhận. Nếu quý vị chưa có, hãy lấy một bản.

Ký, công chứng, và khoảnh khắc căn nhà thành của quý vị

Cuối giai đoạn escrow, khi bộ giấy tờ vay cuối cùng được phát hành, chuyên viên escrow mời quý vị đến ký. Hai trong số đó được ký trước công chứng viên:

• Grant deed (chứng thư chuyển nhượng), chuyển quyền sở hữu từ người bán sang quý vị.
• Deed of trust (chứng thư tín thác), bảo đảm quyền thế chấp của bên cho vay trên bất động sản.

Cả hai phải được công chứng thì quận hạt mới chấp nhận, nên hãy mang giấy tờ tùy thân hợp lệ.

Sau khi ký và giải ngân, escrow gửi các chứng thư đến văn phòng đăng bộ quận hạt. Khi các chứng thư được đăng bộ, quyền sở hữu chính thức chuyển giao và trở thành một phần của hồ sơ công khai. Không phải cái bắt tay, không phải chữ ký, không phải lệnh chuyển tiền. Chính việc đăng bộ mới hoàn tất chuyển giao. Chuyên viên escrow của quý vị nhận xác nhận và báo cho mọi người, và đó là ngày quý vị thành chủ nhà. Bài về escrow trong loạt bài này trình bày kỹ chặng cuối đó.

Tôi rất kính trọng các chuyên viên escrow, và tôi nói điều đó chân thành. Họ giữ tiền, theo sát từng điều kiện, và phối hợp để khoảng nửa tá người đang gấp rút cùng hoàn tất hết hồ sơ này đến hồ sơ khác. Phần lớn người mua không bao giờ thấy phần việc đó. Khi chuyên viên của quý vị gọi báo đã đăng bộ, hãy cảm ơn họ.